Resultaten financieel beheer 2024
In 2024 zijn de geconstateerde onrechtmatigheden en onzekerheden van de financiële beheershandelingen onder de door de raad vastgestelde grenswaarden gebleven. Desondanks zijn er wel een aantal aandachtspunten voor het verbeteren van het financieel beheer.
Het organisatiebrede financieel beheersysteem
In 2023 is gewerkt om de rechtmatigheidsverantwoording goed in te bedden in de beheer- en controleprocessen. De organisatie heeft proefgedraaid met de rechtmatigheidsverantwoording voor boekjaar 2022 inclusief de onderbouwing hiervan. De accountant heeft dit gereviewed, waarbij over het algemeen een positief oordeel werd gegeven en enkele aandachtspunten. Proefdraaien en review zijn ook besproken met de commissie Rekening & Audit. De rechtmatigheidsverantwoording 2024 is opgesteld op basis van de lessen van het proefdraaien.
Met de doorontwikkeling van de interne sturing is er ook een goede koppeling ontstaan tussen het toezicht op het financieel beheer en de organisatiebrede sturing. Geconstateerde knelpunten kunnen zo beter tussentijds tot bijsturing leiden. Een uitdaging is nog de verbijzonderde interne controles meer gespreid uit te voeren zodat resultaten ook tijdig beschikbaar kunnen worden gesteld voor (bij)sturing.
In 2023 is verder gegaan met een kwaliteitsimpuls voor de verbijzonderde interne controle (VIC). De accountant heeft bij de interimcontrole 2023 aangegeven dat deze kwaliteitsimpuls lukt, maar dat er aspecten zijn die nog verdere ontwikkeling behoeven. Tegelijk is door het hoge personele verloop in het VIC-team de kwaliteitsimpuls kwetsbaar gebleken. De aandachtspunten van de accountant zijn: de doorlooptijd van de controle op de grondexploitaties is lang en brengt de jaarverantwoording in een tijdsklem, de controle op het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden kan sneller en zelfstandig uitgevoerd worden, een actuele frauderisicoanalyse voor de organisatie ontbreekt. Er zijn afspraken met de accountant gemaakt om in 2024 gezamenlijk te onderzoeken hoe dit verbeterd kan worden en die verbetering door te voeren.
De controle op de regelgeving voor Europees aanbesteden is in 2023 slechts ten dele volgens de voorgeschreven methodiek (de spendanalyse) door de organisatie uitgevoerd. Capaciteitsproblemen bij de inkoopadviseurs en het VIC-team liggen hieraan ten grondslag. In samenwerking met de accountant is alsnog een aanvullende controle uitgevoerd.
Eerder had de accountant aanbevolen ook de IT-control in te richten. IT-audit is zeer specifiek kennis die niet makkelijk ontwikkelbaar is. Desalniettemin is een onderzoek gedaan naar de toewijzing van gebruikersrechten voor de bedrijfskritische applicatie binnen het sociaal domein. Daaruit zijn bevindingen naar voren gekomen die ertoe geleid hebben dat de directie opdracht heeft gegeven om in 2023/2024 de beheersprocessen voor het toewijzen van gebruikersrechten voor alle applicatie te herontwerpen en te implementeren, en de toegewezen gebruikersrechten binnen het sociaal domein voor iedere gebruiker opnieuw te beoordelen. Uit de verbijzonderde interne controles die zijn uitgevoerd voor de werkprocessen binnen het sociaal domein zijn geen aanwijzingen naar voren gekomen dat de knelpunten in het toewijzen van gebruikersrechten tot onrechtmatigheden hebben geleid.
In 2024 zal verder worden gegaan met het ontwikkelen van de IT-control en zal aansluiting gezocht worden met de uitkomsten van de ENSIA-audit.
Op basis van de resultaten van toezicht op de werkprocessen (de VIC) komt het college tot de conclusie dat er weliswaar een aantal knelpunten zijn gesignaleerd die in 2024 en verder dienen te worden aangepakt, maar dat er in 2023 geen materiële onrechtmatigheid is geconstateerd.
Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording
In maart 2024 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) een brief verstuurd naar alle gemeenten waarin werd geconstateerd dat nog niet alle wet- en regelgeving goed genoeg was ingeregeld om ook de rechmatigheidsverantwoording conform die wet- en regelgeving uit te kunnen voeren. Het advies van BZK om toch met de rechtmatigheidsverantwoording te werken volgens de intentie van het wetgevingstraject, is opgevolgd.
In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verklaard dat er geen materiële financiële onrechtmatigheden zijn geconstateerd. Wel zijn er een aantal kleinere financiële onrechtmatigheden (totaal € 1.663.098) en tekortkomingen geconstateerd waarvoor een aantal maatregelen worden genomen.
- Ontbreken van een actueel misbruik- en oneigenlijk gebruik beleid (M&O-beleid). Het ontbreken van een actueel M&O-beleid leidt niet tot een financiële onrechtmatigheid, maar is wel een belangrijke schakel ter voorkoming van onrechtmatigheden. In 2024 zal een actuele M&O-analyse worden gemaakt en waar nodig maatregelen worden geïmplementeerd.
- Er zijn in totaal voor € 750.998,- aan formele begrotingsonrechtmatigheden vastgesteld. Nadere analyse levert op dat deze allen goed verklaarbaar zijn, te weten:
- Onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen (€ 291.000,-). Betreft een post treasury (€ 80.000,-) waarbij baten en lasten tegen elkaar wegvallen, hogere gerechtskosten voor dwanginvordering (€ 80.000,-), aangepaste urentoerekening aan het taakveld belastingen door gewijzigd kostprijsmodel (€ 92.000,-) en een aanvullende storting in de voorziening dubieuze debiteuren (€ 63.000,-). Deze overschrijdingen geven geen aanleiding voor maatregelen in het financieel beheer.
- Krediet vervangen core switches (€ 71.000,-). De overschrijding is in het laatste kwartaal van 2023 ontstaan waardoor deze niet zichtbaar was bij het opstellen van de 2e Tussentijdse rapportage 2023 en destijds niet is gemeld aan de raad. De overschrijding op het investeringskrediet vormt een onrechtmatige bevinding bij de vaststelling van de jaarrekening. Er zal verbeterde monitoring plaatsvinden op kredieten IT als onderdeel van de hierboven beschreven versterkte controle op Europees aanbesteden.
- Het aanvullend krediet voor de realisatie van het IKC Heeswijk is hoger uitgevallen omdat in de nazorgfase onverwacht enkele meerwerkposten optraden. Tegenover deze overschrijding van het krediet staat een verrekening met de Stichting Pentascope. De overschrijding van het krediet wordt daardoor acceptabel geacht.
- Voor levensduur verlengende reparaties en renovaties voor sportvelden is € 131.244,- meer uitgegeven dan geraamd doordat kosten bestemd voor een ander krediet uiteindelijk hierop hebben plaatsgevonden. Een ander krediet is hierdoor minder uitgeput. De overschrijding van het krediet wordt daardoor acceptabel geacht. Wel dient de raad hierover in het vervolg beter over geïnformeerd te worden.
- Onrechtmatigheden voor het Europees aanbesteden van IT-inkopen. IT-inkopen is één van de twee geïdentificeerde risicovolle inkoopgebieden. Het onderzoek naar de IT-inkoop ertoe geleid dat er in totaal € 912.100,- aan onrechtmatigheid is geconstateerd. In 2024 zullen daarom IT-inkopen vollediger en zorgvuldiger worden gepland, zullen alle IT-inkopen boven de € 50.000,- voorzien worden van een bindend inkoopadvies van de inkoopadviseur, en zal er iedere 4 maanden voor de IT-inkopen een analyse van alle bestellingen worden uitgevoerd om tijdig te kunnen bijsturen.
Overige resultaten en aandachtspunten
- Kwijtscheldingen gemeentelijke belastingen. In 2023 is geconstateerd dat voor veel niet-automatische kwijtscheldingen van gemeentelijke belastingen onvoldoende zijn onderbouwd. Dit heeft geleid tot een financiële onzekerheid voor de balans van € 322.960,-. Het werkproces is daaropvolgend aangepast en de onderbouwingen op kwijtscheldingen vanaf 1 september 2023 zijn in orde bevonden.
- Onderhoudsnota’s hulpmiddelen. De gemeente verstrekt vanuit de WMO hulpmiddelen aan inwoners. Dit wordt verzorgd door een bedrijf, evenals het onderhoud aan die hulpmiddelen. Geconstateerd is dat de controle op de juistheid van de onderhoudsnota’s onvoldoende is. Dit leidt voor 2023 tot een onzekerheid voor de balans van € 550.000,-. Vanaf 2024 zal de controle door de betreffende vakafdeling verbeterd worden.
- Actuele procesbeschrijvingen. Voor een aantal financieel omvangrijke werkprocessen zijn geen actuele procesbeschrijvingen beschikbaar of zijn de procesbeschrijvingen nog onvoldoende uitgewerkt. Dit verhoogt het risico op rechtmatigheidsfouten en onzekerheden en daarmee de omvang van de werkzaamheden die verricht moeten worden om de rechtmatigheid alsnog goed te kunnen beoordelen. Behalve dat dit een inefficiënte werkwijze is, zijn actuele en goed uitgewerkte procesbeschrijvingen die ook gevolgd worden voor de verantwoordelijk manager en de betrokken medewerkers een belangrijk instrument om hun werk efficiënt, effectief en rechtmatig te kunnen doen. Daarom blijft de VIC ook in 2024 diverse proceseigenaren bijstaan om hun procesbeschrijvingen op orde te brengen.